社会に出て多くの方が戸惑われるのが「電話」におけるビジネスマナーです。それまでに改まった電話を受けたりする機会が無かったでしょうから、受け答えなどに戸惑いを覚えるのは当然の事なのです。ですが電話の受け答えはビジネスマナーでも基本とされていることですので、早めに覚えておくと悩まずに済むでしょう。電話のビジネスマナーでは、コール音が３回なるまでに取る事とされています。これは相手を待たせてはいけないという気持ちの表れです。電話を受けて始めは自分の社名を名乗ります。この時に「いつもお世話になっております」や「お電話ありがとうございます」といったフレーズも、相手に好印象を残します。もしも３コールまでに出られなかったら「お待たせいたしました」と冒頭に沿えるといいでしょう。電話のビジネスマナーで重要な事は、相手の名前を聞くことと、相手の用件若しくは電話を繋ぐ相手を聞くことです。もしも相手が名前を名乗らない場合は、「失礼ですが」と沿えれば問題ありません。相手の名前や用件は必ずメモを取って、間違いが無いようにする事も、ビジネスマナーですし、習慣にしておくといいでしょう。同時に簡潔に復唱する事で、間違いは起こらずに済みます。取り次ぐ相手が不在の場合は確認を取った後に「お待たせし致しました。○○はただ今外出しており、○時の帰社予定となっております。こちらから折り返し差し上げますが、いかが致しましょうか」などと言うといいでしょう。必ず相手の都合を聞くことが、ビジネスマナーです。電話の対応をするときに大切なのは、大きな声でハッキリと話すことです。電話におけるビジネスマナーは慣れるまで苦労しますが、丁寧に心がける事で相手に不快感を与えずに済みますし、会社のイメージを落とす事もありません。
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